Arbeitszeit und Projektzeit: Was du getrennt betrachten solltest

Wer Arbeitszeiten erfasst, möchte oft zwei Fragen gleichzeitig beantworten: Wie lange wurde gearbeitet, und wofür wurde diese Zeit eingesetzt? Beide Fragen hängen zusammen. Sie brauchen aber unterschiedliche Angaben und führen zu unterschiedlichen Auswertungen. Wenn du sie von Anfang an auseinanderhältst, werden Einträge verständlicher und spätere Rückfragen seltener.

Arbeitszeit beschreibt den zeitlichen Umfang der Arbeit. Projektzeit ordnet einen Teil davon einem Auftrag oder Vorhaben zu. Eine vollständige Projektliste ist deshalb noch kein Nachweis dafür, dass auch der gesamte Arbeitstag dokumentiert ist. Ebenso wenig erklärt eine Anwesenheitssumme, wie viel Aufwand ein Kundenprojekt tatsächlich verursacht hat.

Zwei Sichtweisen auf denselben Tag

Stell dir einen fiktiven Bürotag vor: Eine Mitarbeiterin arbeitet an einem Kundenauftrag, nimmt an einer internen Abstimmung teil und erledigt organisatorische Aufgaben. Zum Kundenprojekt gehört nur ein Teil dieser Arbeit. Die interne Abstimmung verschwindet dadurch aber nicht aus dem Arbeitstag. Sie benötigt lediglich eine andere organisatorische Zuordnung.

Für die tägliche Erfassung empfiehlt sich deshalb eine Struktur, in der neben Kundenprojekten auch interne Aufgaben Platz haben. Das kann beispielsweise ein internes Projekt oder eine Kostenstelle sein. Wichtig ist, dass Beschäftigte keine tatsächliche Arbeitszeit weglassen müssen, nur weil gerade kein abrechenbarer Auftrag ausgewählt werden kann. Auch die Abrechenbarkeit ist eine zusätzliche wirtschaftliche Entscheidung und kein Ersatz für die tatsächliche Dauer.

Die rechtliche Einordnung getrennt halten

Das Bundesarbeitsgericht hat sich im Beschluss 1 ABR 22/21 mit der Pflicht zur Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit beschäftigt. Das BMAS erläutert in seinen FAQ den Zusammenhang mit der Dauer der Arbeitszeit. Daraus solltest du keine automatische Gleichsetzung mit einer Liste abrechenbarer Kundenstunden ableiten.

Für die betriebliche Umsetzung lohnt sich eine ausdrücklich dokumentierte Trennung: Welche Angaben dienen der Arbeitszeitdokumentation, welche der Projektsteuerung, und wer darf die jeweiligen Daten verwenden? Der konkrete Rechtsrahmen und mögliche Sonderregelungen müssen zu deinem Betrieb passen. Eine Softwareauswahl allein beantwortet diese Fragen nicht. Dieser Beitrag erläutert die organisatorische Abgrenzung, keine vollständige arbeitsrechtliche Einzelfallprüfung.

Eine Zuordnung, die den Arbeitsalltag aushält

Beginne mit wenigen verständlichen Kategorien. Ein Kundenauftrag bekommt einen eindeutigen Namen, interne Organisation eine eigene Zuordnung. Vermeide eine riesige Auswahl, in der Beschäftigte zwischen ähnlich benannten Projekten raten müssen. Wenn zwei Einträge praktisch dasselbe bedeuten, sollte eine verantwortliche Person die Abgrenzung erklären oder die Struktur vereinfachen.

Lege außerdem fest, wie Tätigkeiten erfasst werden, die mehrere Projekte betreffen. Eine gemeinsame Besprechung kann nach ihrem tatsächlichen Inhalt aufgeteilt oder einem nachvollziehbaren gemeinsamen Bereich zugeordnet werden. Entscheidend ist die konsistente Regel. Dieselbe Besprechungsdauer mehrfach vollständig auf mehrere Projekte zu buchen, erzeugt dagegen eine Summe, die den tatsächlichen Aufwand überzeichnet.

Ein fiktiver Tag als Abstimmungsgrundlage

Nimm für die Einführung einen erfundenen Arbeitstag und gehe ihn mit dem Team durch. Welche Zuordnung bekommt die Vorbereitung eines Angebots? Wohin gehört eine interne Schulung? Was passiert bei einem Rückruf zu einem bereits abgeschlossenen Projekt? Solche Fragen zeigen schneller als ein abstraktes Handbuch, wo eure Struktur noch Lücken hat.

Du musst nicht jede Ausnahme in ein eigenes Projekt verwandeln. Häufig genügt eine kurze Beschreibung am Eintrag und eine klare Ansprechperson für Zweifelsfälle. Halte die Entscheidung anschließend dort fest, wo das Team seine Erfassungsregeln findet. So wird aus einer einzelnen Rückfrage eine wiederverwendbare Orientierung, ohne dass bei jeder Buchung erneut dieselbe Diskussion entsteht.

Freigabe bedeutet nicht automatisch Kundenabrechnung

Eine Projektleitung kann bestätigen, dass eine Tätigkeit zum Projekt gehört und die dokumentierte Dauer plausibel ist. Ob diese Zeit dem Kunden berechnet wird, richtet sich zusätzlich nach dem Auftrag und den vereinbarten Leistungen. Eine interne Korrektur, Einarbeitung oder Kulanzleistung kann korrekt erfasst sein und trotzdem nicht in die Rechnung eingehen.

Vermische diese Entscheidungen nicht stillschweigend. Wenn Mitarbeitende nur vermeintlich abrechenbare Stunden eintragen, fehlt dir ein Teil des tatsächlichen Aufwands. Wenn jede freigegebene Stunde automatisch als abrechenbar verstanden wird, entstehen andere Fehler. Verwende daher eindeutige Begriffe und kläre die Übergabe zwischen Projektprüfung und wirtschaftlicher Abrechnung außerhalb der bloßen Zeitsumme.

Was du bei Auswertungen vergleichen solltest

Vergleiche nur Zahlen mit demselben Umfang. Die Summe aller Kundenprojektzeiten darf nicht unbemerkt mit einer vollständigen Arbeitszeitsumme verglichen werden, wenn interne Aufgaben in der ersten Zahl fehlen. Auch ein Bericht für eine Person und ein Bericht für das gesamte Projekt beantworten verschiedene Fragen. Notiere Zeitraum, beteiligte Personen und eingeschlossene Kategorien neben dem Ergebnis.

Bei Abweichungen ist die erste Frage nicht, wer zu langsam gearbeitet hat. Prüfe zunächst, ob der Datenausschnitt vollständig ist und ob dieselben Zuordnungsregeln verwendet wurden. Danach lässt sich sachlich über zusätzliche Abstimmungen, geänderte Anforderungen oder internen Unterstützungsaufwand sprechen. Projektzeiten werden dadurch zur Erklärung von Arbeit, nicht zu einer scheinbar eindeutigen Leistungsnote.

Eine Rückfrage zur internen Schulung

Eine Kollegin nimmt an einer internen Einweisung für mehrere laufende Aufträge teil. Für die Projektbetrachtung muss zunächst geklärt werden, ob der Aufwand einem einzelnen Auftrag oder der internen Organisation zugeordnet wird. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit bleibt davon unberührt. Ein sinnvoller nächster Schritt ist eine gemeinsame Entscheidung über den fachlichen Bezug und ein kurzes Beispiel in der Erfassungshilfe.

Eine solche Rückfrage zeigt, warum eine vollständige Erfassung nicht allein aus Kundenprojekten bestehen sollte. Wenn die vorhandene Auswahl keinen passenden Zusammenhang bietet, muss die Struktur geklärt werden. Die Kollegin sollte nicht aus eigener Unsicherheit einen beliebigen Kunden auswählen oder den Zeitraum weglassen. Erst mit einer verständlichen internen Zuordnung können spätere Auswertungen dieselben Arten von Arbeit konsistent betrachten.

Umsetzung in qroneo

In qroneo erfasst du Zeiten mit Projektbezug über einen Timer oder manuell. Eine Tätigkeitsbeschreibung und die Zuordnung zu Projekt beziehungsweise Kostenstelle ergänzen den Zeitraum. Die Einträge können eingereicht und durch die dafür zuständigen Personen freigegeben werden. Eine zusätzliche Lohnabrechnung oder automatische Kundenfakturierung wird dadurch nicht ersetzt.

Für den Einstieg reicht eine kurze Vereinbarung: Welche Zeit wird erfasst, welche internen Zuordnungen gibt es, wer hilft bei unklaren Fällen, und was genau bestätigt eine Freigabe? Prüfe diese Vereinbarung an echten Arbeitsabläufen. Wenn das Team dieselben Situationen nachvollziehbar einordnet, hast du eine wesentlich bessere Grundlage als mit einer besonders detaillierten, aber unverständlichen Projektliste.